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Im Projekt: neue Möglichkeiten, Zeitfresser vermeiden
Nicht nur in Produktivsystemen, auch in Entwicklungs- und Testsystemen schlägt der Formalismus oft skrupellos zu. Vermeintlich einfache Dinge wie das Fehlen von Berechtigungen, die Verfügbarkeit von Testusern, umständliche Verfahren für Datenkorrekturen, Systemöffnungen usw. halten die Projektteams auf und kosten Zeit und Nerven. Anstatt sich auf die eigentlichen Herausforderungen eines Projekts konzentrieren zu können, muss viel Aufwand für bürokratische Hürden und Formalismus aufgebracht werden. Für eine Datenkorrektur muss ggf. das System erst geöffnet werden, wofür erst ein Genehmigungs-Workflow gestartet werden muss... So kann aus einer 5-Minuten-Aufgabe leicht eine Verzögerung von 2 Tagen entstehen. Und schon sind Sie im Verzug.
Kürzen Sie ab! Vieles geht mit "Shortcut for SAP systems" schneller als je zuvor. So können Sie sich wieder auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und verlieren sich nicht in Nebensächlichem. Dafür müssen Sie nichts an Ihrem SAP-System ändern. Weder Transporte noch AddOn's sind zu installieren.
Haben Sie sich ggf. schon immer über die mühselige Anlage der Projektmitarbeiter und/oder die Zuordnung der benötigten Rollen geärgert? Oder die schwierige Korrektur von Daten auf einem Entwicklungs- oder Testsystem?

"Nach der Systemkopie sind dann also alle Test-User wieder weg? Und die erweiterten Berechtigungen für das Projekt-Team auch? Aber die Anlage der Test-User hat eine ganze Woche gedauert, und die Zusammenstellung und Genehmigung der Berechtigungen für das Projekt-Team noch länger! Können wir das nicht irgendwie retten?
Mit den Funktionen von SAP im Umfeld der "Mandantenkopie" können Sie Benutzer und deren Berechtigungen in ein anderes System kopieren. Dafür brauchen Sie lediglich ein verfügbares SAP-System bzw. einen verfügbaren Mandanten. Aber: es geht immer nur "alles oder nichts"! Das Behalten vorhandener Benutzer ist nicht möglich, da eine Mandantenkopie der Benutzer alle im Zielmandant bereits vorhandenen Benutzer löscht. Bei einer System- oder Mandantenkopie muss man sich daher immer entscheiden: entweder die Benutzer und Berechtigungen aus dem Quellmandant verwenden oder aber die Benutzer und Berechtigungen des Zielmandanten vorher sichern (in einen dafür verfügbaren Mandanten, der i.d.R. neu einzurichten ist) und nach der Kopie wieder einspielen. Eine Mischform dazwischen gibt es nicht.
Was können Sie also tun, wenn Sie in Ihrem Testsystem nach einer Systemkopie zwar die Benutzer / Berechtigungen gemäß des aktuellen Standes im Quell-System verwenden, aber eben auch vorher vorhandene Benutzer erhalten möchten? Denken Sie nur an mühsam eingerichtete Testuser, Projektmitarbeiter, Systemuser...  Ist das nicht oft ein Kampf, bis alle benötigten User mit den erforderlichen Berechtigungen eingerichtet sind? Soll das alles wegen einer Systemkopie vergebens gewesen sein?
Wir haben in unserem Produkt eine echte Lücke im Funktionsumfang für die Benutzerverwaltung geschlossen. Benutzer - und auch deren Rollenzuordnungen - können flexibel und selektiv zwischen Mandanten hin- und herkopiert werden. Sie können die Benutzer auch in eine Datei auf Ihrem PC schreiben, dort "parken" und - wenn Ihr Zielmandant nach einer System- oder Mandantenkopie wieder verfügbar ist - die Benutzer wieder ins System übertragen. Das erspart die aufwändige Einrichtung eines leeren Mandanten für die Vorhaltung der zu sichernden Benutzer.
So können Sie mühsam eingerichtete Testuser, Mitarbeiter des Projektteams sowie Systemuser erhalten, sparen dabei viel Zeit und vermeiden Fehler und Ärger, die sich bei einer erneuten manuellen Anlage der Benutzer ergäben.
Auch wenn Sie für neue Systeme / Mandanten immer wieder den gleichen Grundstock an Administratoren und/oder Projektmitarbeitern anlegen müssen, können diese über "Shortcut for SAP systems" schnell und einfach angelegt werden. Kopieren Sie einfach von einem Mandanten diese User in eine Datei und kopieren Sie bei Bedarf die User aus der Datei in Ihre Zielmandanten. So steht das neue System bzw. der neue Mandant in erheblich kürzerer Zeit zur Verfügung. Schneller und einfacher geht es nicht.

"Nein, wir können das System jetzt nicht nochmal neu aufbauen. Die bisherige Arbeit wäre vergebens, und wir würden eine weitere Woche verlieren. Meine Güte, es geht doch nur um 3 kleine Customizing-Tabellen. Können Sie die denn nicht einfach von System x nach System y kopieren?"
Sicher, mit Datenbank-Tools geht auch das. Vorausgesetzt, Sie können am SAP-System vorbei direkt auf die Datenbank zugreifen, kennen den Datenbankuser und dessen Passwort, kennen die richtigen Datenbank-Kommandos... in der Regel gibt es ein paar wenige Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, bei denen diese Voraussetzungen gegeben sind. Ein paar wenige...
Mit "Shortcut for SAP systems" machen wir es Ihnen einfacher. Tabellen können von einem SAP-System auf Ihren PC herunter- und in einem anderen System (oder einem anderen Mandant) wieder hochgeladen werden. So können Sie ganze Tabellen oder auch nur bestimmte Datensätze von einem System/Mandant in ein anderes übertragen. Schnell, unkompliziert und flexibel. Gerade während Projekttätigkeiten können Sie dadurch wertvolle Zeit sparen - und damit Geld.

"Nein, das geht leider nicht schneller. Ich muss das Passwort bei jedem User einzeln zuweisen, und das braucht eben seine Zeit."
Eine weitere Lücke in der Benutzerverwaltung eines SAP-Systems, für die wir mit unserem Produkt eine Lösung bieten. Müssen 50 Testuser mit einem Initialkennwort versorgt werden, damit der Test beginnen kann? Oder sind die Passwörter von 35 Systemusern nach einer Kopie so anzupassen, dass die Schnittstellen wieder funktionieren? Im SAP-Standard geht das leider nur für jeden Benutzer einzeln. Es gibt zwar die Möglichkeit, für viele Benutzer ein neues Initialkennwort in einem Rutsch zu generieren, aber das ist dann eben ein generiertes und individuelles Kennwort. Das hilft Ihnen weder bei den Testusern mit dem schon an die Mannschaft publiziertem Kennwort noch bei den Systemusern mit ihren jeweils unterschiedlichen Kennwörtern weiter.
In "Shortcut for SAP systems" können Sie einer beliebigen Anzahl von Benutzern entweder ein individuelles Kennwort oder das gleiche Kennwort zuweisen. So kann der Test schneller beginnen, die Schnittstellen laufen schneller wieder, und die Basisadministratoren bzw. Benutzerverwalter können sich wieder reizvolleren Aufgaben als der Kennwortpflege unzähliger Benutzer zuwenden.

"Wir benötigen noch Zeit, um die Testdaten zu korrigieren." ...
"Ja, ich weiß, das ist zwar 'nur' ein Testsystem, aber wir unterliegen auch hier leider den üblichen Restriktionen. Es gibt leider keine schnelle Möglichkeit, diese Daten zu korrigieren."
Die Möglichkeiten der Datenkorrektur variieren zwischen einem Produktiv- und einem Testsystem nur in Teilen. Wenn für eine Tabelle keine Pflegetransaktion definiert wurde, gibt es diese auch in einem Testsystem nicht. Und die Möglichkeit, viele Tausend Datensätze in einem Rutsch zu korrigieren - beispielsweise das Setzen eines Statusfelds - haben Sie generell nicht.
Mit unserer Lösung sind Sie bzgl. der Datenkorrektur schnell und flexibel - egal ob in einem Produktiv- oder in einem Testsystem.

"Das Ergebnis des Testlaufes ist leider schlechter als erwartet ausgefallen. Wir müssen noch einen Testlauf einschieben, und dafür benötigen wir noch einmal die Daten des Produktivsystems. Das heißt, wir müssen das Testsystem aus einer Systemkopie wieder neu aufbauen, und das benötigt leider eine Woche, in der uns das Testsystem nicht zur Verfügung steht."
Es wäre sicher ideal, wenn Migrationsprogramme gleich beim ersten Lauf perfekte Ergebnisse lieferten und weitere Testläufe damit entfallen könnten. Die Realität sieht leider anders aus und in den Daten finden sich Fehler aus den Migrationsläufen. Die Behebung dieser Fehler ist oft schnell getan. Wäre es nicht schön, wenn man dann sofort einen neuen Testlauf starten könnte? Leider werden in der Regel dazu aber wieder die Daten benötigt, wie sie vor dem missglückten Testlauf waren. Im Testsystem liegen die aber in der Form nicht mehr vor.
Und dann passiert üblicherweise folgendes: das Testsystem wird neu aus einer Systemkopie des Produktivsystems oder aus einem Backup vor dem Testlauf neu aufgebaut. Dafür kann bis zu eine Woche Zeit benötigt werden, in der das System nicht zur Verfügung steht. Die Projektmannschaft hat in dieser Zeit kein System und die Systemadminstration arbeitet unter Hochdruck daran, dass System wieder zur Verfügung zu stellen. Leerlauf auf der einen und Stress auf der anderen Seite.
Aber muss denn immer das komplette System neu aufgebaut werden, weil z.B. "nur" die Materialstammdaten wieder im Originalzustand benötigt werden? Wenn die betroffenen Tabellen bekannt sind, könnte man sie vor dem Testlauf sichern und für den nächsten Testlauf wiederherstellen. Das könnte in wenigen Minuten anstatt in einer Woche erledigt sein...

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